Ny funksjon er åpnet i FriSak for alle brødre: Min Side

Ny funksjon er åpnet i FriSak for alle brødre: Min Side

Først litt om Ordenens felles medlemssystem: FriSak

Som mange av brødrene vet har det i de siste årene skjedd en rivende utvikling av vårt felles medlemssystem, FriSak.

Fra å være en ren database med registreringer av brødrenes personlige data, gradsutvikling og embeder, er FriSak etter hvert blitt mye mer. Etter at Stormesteren i begynnelsen av 2013 bestemte at FriSak skulle være Ordenens felles system for medlemsadministrasjon, har flere nye funksjoner er kommet til.

Grunnlaget er selvsagt at det nå er ca. 30000 navn i basen og mer enn 2,5 millioner enkeltopplysninger. På grunnlag av disse opplysningene brukes FriSak i dag til flere formål. Det er ikke mulig her å liste opp alt vi bruker FriSak til i dag, men her er noen hovedpunkter.

Medlemsadministrasjon. Her finnes de best oppdaterte opplysningene om den enkelte broder, adresser, telefoner, grader, medlemskap, embeder, kontingentkategori, o.s.v. Det er i praksis bare i FriSak det er mulig å holde medlemslister a jour, slik at det er mulig å benytte listene til utsendelser, enten det nå er pr. epost eller vanlig post. Den aller største enkeltutsendelsen var forresten hilsenen ved juletider til brødrene fra Stormesteren, med mer en 12000 enkelte eposter til navngitte brødre (vi hadde ikke epost adressen til flere brødre).
Økonomi: Mer enn 20 loger benytter FriSak til fakturering av årskontingenter, resepsjonsgebyrer, kampanjer m.m. I 2014 er det sendt ut mer enn 10000 fakturaer (og noen purringer) til enkeltmedlemmer. I og med at opplysninger, fakturaer, innbetalinger og purringer er registrert FriSak, har vi etter hvert fått et godt grunnlag for oppfølging av økonomien.
Påmelding til arrangementer. Mer enn 1000 brødre har benyttet seg av FriSak til å melde seg på diverse arrangementer.
• Nesten 700 brødre har benyttet FriSak til å melde endringer av vanlig adresse, telefon eller epost. Dette er bedre enn å benytte tjenester som f. eks. Flytteportalen.
Sekretærmodulen er det nyeste og kanskje det viktigste tilskuddet. Alle loger har tilgang og selv om det har vært noen startvanskeligheter, bruker nå de aller fleste loger denne funksjonen. Møteplanene og Matrikkelen for 2015 vil i alt vesentlig bli produsert direkte fra FriSak.

Nå er det kommet enda en ny funksjon i FriSak og som er åpnet for alle aktive brødre. Versjon 1 med de første funksjonene er allerede på plass, og kan brukes av alle brødre: MIN SIDE.

Hva menes med MIN SIDE?

Ordenens offisielle hjemmesider www.frimurer.no er åpen i den forstand at alle interesserte kan lese hva som måtte finnes der. Sidene er viktige og nødvendige, men det er begrenset hva vi kan legge inn av stoff der.

Helt på motsatt side finner vi FriSak. FriSak er vårt interne felles system med medlemsopplysninger. Opplysningene i FriSak skal selvsagt ikke være tilgjengelige for alle og tilgangen til systemet er derfor strengt regulert.

MIN SIDE er noe midt i mellom. Opplysningene er bare tilgjengelige for aktive brødre med lovlig tilgang og brødrene kan bare lese (og etter hvert) legge inn opplysninger knyttet til seg selv.

Funksjonen er under utvikling og versjon 1 (august 2014) inneholder bare brødrenes «egne» grunnopplysninger:

• Personlige opplysninger, telefoner m.m. Her er det mulig å foreta endringer og tillegg som i dagens funksjon.
• Egne gradsdata (datoer for forfremmelser). Hentes fra FriSak. Kun lese, ikke endre.
• Kontaktopplysninger. Hentes fra FriSak. Kun lese, ikke endre.
• Kontingentstatus. Hvor mye er innbetalt i årskontingenter og når ble innbetalingene gjort. Eventuelle restanser vil også fremkomme der. Hentes fra FriSak direkte, kun lese, ikke endre. Akkurat denne funksjonen virker bare for brødre fra loger som benytter FriSak til medlemskontingenter.

Dette er bare begynnelsen og disse opplysningene danner grunnlaget for flere nye funksjoner.

Allerede i versjon 2, sannsynligvis fra september 2014, kommer muligheten for den enkelte broder å legge inn avtalegiro/e-faktura for årskontingenten fra og med 2015, i sin nettbank. I dette ligger også mulighet for å dele opp beløpet i flere delbetalinger. Dette tilbudet vil omfatte alle brødre i de loger som er med på felles/sentral fakturering og hvor innbetalingene skjer med KID-nummer.

Den videre utvikling er ikke helt bestemt og det vil føre for langt å ta med alle muligheter her. Men det er for eksempel lett å forestille seg at vi her kan legge ut tilbud om forfremmelser og anledning til å besvare kallelser, registrere navn på faddere og betale resepsjonsgebyrer. Det skal også lages en side med svar på vanlige spørsmål (FAQ). Andre muligheter er å legge ut nyheter og stoff som kan/skal gjøres tilgjengelig for enkeltbrødre.

Det er kommet flere gode forslag og det er vel bare fantasien og økonomien som begrenser mulighetene.

Mer informasjon om MIN SIDE vil etter hvert bli lagt ut på www.frimurer.no. Nye tjenester vil etter hvert bli offentliggjort der og i neste nummer av Frimurerbladet.

Tjenesten er åpen nå og du kan teste det selv ved å benytte linken: www.frimurer.no/MinSide. Dette kan gjøres fra hvor som helst, som for enhver annen nettside.

Ved å bruke linken ovenfor kommer dere til en ny side som ser ut som vist nedenfor.

Av sikkerhetsgrunner vil vi benytte matrikkelnummeret som en del av påloggingen. Dette nummeret er ikke så lett tilgjengelig for uvedkommende og det står ikke i Matrikkelen. Men alle brødre finner nummeret på baksiden av alle tilsendte Frimurerblad og på alle fakturaer fra Ordenen. Den endelige rutinen for pålogging er enda ikke helt bestemt og det kan hende at det i tillegg vil bli lagt til et personlig passord.

Brødrene som har kommentarer, spørsmål eller forslag er velkommen til å kontakte .

 

Sist redigert mandag, 08 september 2014 11:06